Утверждаю.
Глава Котельниковского
муниципального района
________________ В.В.Кудинов
«14 » декабря 2012 года
Пояснительная записка
к плану работы архивного отдела администрации
Котельниковского муниципального района
Волгоградской области
на 2013 год.
В рамках реализации Федерального закона от 22.10.2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Закона Волгоградской области от 31.12.2009 года № 1981-ОД «Об архивном деле в Волгоградской области», Закона Волгоградской области от 21.10.2008 г. № 1772-ОД «О наделении органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Волгоградской области государственными полномочиями Волгоградской области по хранению, комплектованию, учёту и использованию архивных документов и архивных фондов, отнесённых к составу архивного фонда Волгоградской области» и в соответствии с рекомендациями, изложенными в письме Федерального архивного агентства
№ 4/1655-А от 24.09.2012 «О планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на 2013 год и их отчетности за 2012 год», положения проекта Концепции развития архивного дела в Российской Федерации на период до 2020 года архивный отдел администрации Котельниковского муниципального района планирует в 2013 году следующие мероприятия.
1. В сфере обеспечения сохранности и государственного учёта
1.1.Укреплять пожарную безопасность архивных хранилищ архивного отдела Котельниковского муниципального района Волгоградской области в соответствии со «Специальными правилами пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации», утверждёнными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 12 января 2009 года №3, а именно:
- установить автоматическую систему пожаротушения ;
- приобрести 5 огнетушителей;
- следить за исправным функционированием противопожарных систем защиты ;
- соблюдать инструкции по пожарной безопасности;
- проводить противопожарные инструктажи ;
1.2.Выполнять мероприятия по обеспечению безопасности и сохранности документов архивного фонда Котельниковского муниципального района:
- проводить систематическую влажную уборку в архивохранилищах,
- обеспыливание архивных документов;
- поддерживать температурный , световой и влажностный режим.
1.3.Продолжить работу по обустройству и оснащению помещений архивохранилищ архивного отдела:
- приобрести и установить стеллажи в количестве 3 штук (15 погонных метров);
- окончательно завершить размещение документов;
- обновить надписи маркировки стеллажей.
1.4. Приобрести 300 коробок и закартонировать 3 120 единиц хранения.
1.5. Провести проверку наличия и состояния дел 2-х фондов (146 дел):
- фонд № 160 Администрация Котельниковского района за период 1991-1995 гг. (83 дела);
- фонд № 161 Администрация г. Котельниково за период 1992-1996 гг.(63 дела).
1.6. Провести мероприятия по улучшению физического состояния дел:
- подшить 30 дел (фонд № 160 Администрация Котельниковского района постановления за 1997 год (12 дел), постановления сельских советов за период 1992-1993 гг. о выделении земельных участков в собственность (18 дел).
1.7. Неукоснительно соблюдать нормативные требования по организации хранения и выдаче документов различным категориям пользователей:
- выдать 190 дел для пользования в читальном зале.
1.8. Утвердить на ЭПК Отдела по управлению архивами Министерства культуры 90 описей дел постоянного хранения (из списка организаций – источников комплектования архивного отдела администрации Котельниковского муниципального района).
1.9.Продолжить работу по вводу данных в 4-ю версию БД «Архивный фонд»:
- ввести 1 фонд (фонд № 71 Исполком райсовета за период 1956-1993 гг. (916 дел);
- оцифровать 25 дел постоянного хранения (3 250 листов) фонда № 39 Исполкома горсовета за период 1956-1961 гг.
2. В сфере комплектования.
2.1.Проводить работу по уточнению списка организаций-источников комплектования архивного отдела администрации Котельниковского муниципального района.
2.2. Организовать работу по проведению экспертизы ценности документов, образующихся в результате деятельности организаций-источников комплектования с целью включения их в состав архивного фонда Котельниковского муниципального района:
- представить на утверждение ЭПМК министерства культуры Волгоградской области 90 описей дел постоянного хранения;
- согласовать 40 описей дел по личному составу.
2.3.Принять на хранение в архивный отдел 600 единиц хранения управленческих документов.
2.4. Оказывать методическую помощь ответственным за ведомственные архивы:
- проводить индивидуальные консультации;
- согласовать 20 номенклатур дел;
- согласовать 20 положений об архиве организаций;
- согласовать 20 положений об ЭК организаций.
2.5.Провести совещание-семинар с лицами , ответственными за архивы организаций – в феврале и октябре 2013 года (с участием представителей министерства культуры Волгоградской области) на тему «Составление описей дел постоянного хранения. Оформление дел постоянного хранения».
3. В сфере использования документов.
3.1.Принять участие в мероприятиях, посвящённых 70-летию разгрома советскими войсками немецко-фашистских войск в Сталинградской битве:
- опубликовать в газете «Искра» статью о развитии архивного дела в Котельниковском районе;
- подготовить фильм о развитии архивного дела в Котельниковском районе;
- подготовить репортаж на местном радио;
- организовать выставку документов по истории Котельниковского района.
3.2.Принимать участие в областных научно-практических конференциях, в том числе в конференции, проводимой министерством культуры Волгоградской области.
3.3.Обеспечить пользователей архивной информацией в соответствии с запросами:
- социально-правового характера - 900 запросов;
- тематических -500 запросов.
4. В сфере организационного , научно-методического и информационного обеспечения.
4.1. Продолжать внедрять в практику работы административные регламенты по предоставлению архивным отделом администрации Котельниковского муниципального района муниципальных услуг:
- предоставление информации из архивных документов по социально-правовым запросам в части подтверждения стажа работы, заработной платы, копии правоустанавливающих документов на недвижимость, землю и др.
- оказание методической и консультативной помощи юридическим и физическим лицам по вопросам архивоведения, документоведения;
- хранение, комплектование (формирование ), учёт и использование архивных документов и архивных фондов.
4.2.Подготовить постановление об утверждении графика согласования номенклатур дел, упорядочения и передачи документов в архивный отдел администрации Котельниковского муниципального района.
4.3.Принимать участие в мероприятиях, проводимых отделом по управлению архивами министерства культуры Волгоградской области.
4.4.Повышать квалификацию на курсах в Отраслевом центре повышения квалификации по архивному делу и документационному обеспечению управления ВНИИДАД (3 человека).
4.5.Подписаться на журналы «Отечественные архивы» и «Вестник архивиста», областную культурно-просветительскую газету «Грани культуры».
4.6.Продолжить работу по вводу данных на уровне единиц хранения в 4-ю версию ПК «Архивный фонд» (фонд № 71 Исполком райсовета 916 дел).
Приложение 2